Comunicarea în interiorul unei organizații
"Cuvântul e un mijloc imperfect de comunicare." Camil Petrescu
Numărul de canale de comunicare disponibile unui
manager a crescut în ultimii 20 de ani în mod semnificativ, în întreaga lume.
Videoconferințele prin Skype/Facebook și nu
numai, e-mailul, tehnologia mobilă, buletinele electronice, reprezintă unele
dintre noile posibilități prin care managerul poate să-și comunice viziunea, mesajul, ideile...
Cu toate acestea, pe măsură ce organizațiile cresc în mărime,
managerii nu se pot baza doar pe comunicarea față în față pentru a-și transmite
mesajul. Apar alte nevoi și ceva provocări în plus...
O provocare cu care se confruntă managerii de astăzi
este de a determina ce tip de canal de comunicare ar trebui să opteze pentru a
realiza o comunicare eficientă în interiorul organizației, între departamente și în general între toți indivizii.
Pentru a ușura sarcina managerului, tipurile de
canale de comunicare sunt grupate în trei grupuri principale: canalele formale,
informale și neoficiale.
Iată o scurtă trecere în revistă a acestora.
A. Canalele formale de comunicare
Un canal formal de comunicare transmite informații precum obiectivele,
politicile și procedurile unei organizații. Mesajele din acest tip de canal de
comunicare urmează un lanț de comandă. Aceasta înseamnă că fluxurile de
informații provin de la un manager către subalternii săi, iar aceștia, la
rândul lor, transmit informațiile la nivelul următor.
Un exemplu de canal formal de comunicare este un buletin informativ al
companiei, care oferă angajaților și clienților o idee clară despre obiectivele
și viziunea companiei. Acesta include, de asemenea, transferul de informații cu
privire la memorandumuri, rapoarte, indicații de orientare și întâlniri
programate în lanțul de comandă.
Un plan de dezvoltare
instituțională, chestionare privind satisfacția beneficiarilor, rapoartele
anuale, proceduri sunt o parte din toate
canalele de comunicare formale.
B. Canale informale de comunicare
Într-un mediu de lucru oficial, există întotdeauna o rețea informală de
comunicare. Canalul web/messenger intern (de exemplu) ca instrument de
comunicare ierarhic, nu poate funcționa eficient de unul singur și, prin
urmare, există un canal de comunicare în afara acestei pagini web/cont de
messenger intern. În timp ce acest tip de canal de comunicare poate perturba
lanțul de comandă, un bun manager trebuie să găsească un echilibru între
canalul de comunicare formal și informal.
Un exemplu de canal informal de comunicare este prânzul la
cantină/ locul de odihnă/socializare a organizației. Aici, într-o atmosferă
relaxată, discuțiile între angajați sunt încurajate. De asemenea, managerii
care merg pe jos, pot adopta abordarea unei comunicări relaxante cu angajatul,
în afara cadrului formal, pentru interogări/dialoguri de tip comunicare
informală.
Alte exemple - grupurile de întâlniri din afara cadrului formal, munca în
echipă, diferite programe de instruire sunt în afara lanțului de comandă și,
astfel, intră sub categoria canalelor de comunicare informală.
C. Canale de comunicare neoficiale
Managerii buni vor recunoaște faptul că uneori comunicarea care are loc în
cadrul unei organizații este interpersonală. Canalul neoficial de comunicare dintr-o organizație este "vița de
vie" a organizației. Prin vița de vie circulă zvonurile. De asemenea, cei
care se angajează în discuții de tip "viță de vie" sau zis altfel de
tip rețea, formează adesea grupuri care se traduc în prietenii din afara
organizației. În timp ce vița de vie poate avea implicații pozitive,
daca este înțeles rolul ei, ca rețea, cel mai adesea informațiile care
circulă în vița de vie sunt exagerate și pot provoca o alarmă inutilă în
rândul angajaților. Cunoaștem ce pot face zvonurile/bârfele. Un bun manager ar
trebui să fie informat cu privire la informațiile care circulă în acest canal
neoficial de comunicare și ar trebui să ia măsuri pozitive pentru a preveni fluxul
de informații false.
Un exemplu de canal de comunicare neoficial sunt adunările
sociale în rândul angajaților.
Concluzie
Prin intermediul acestor canale, este important ca managerul să-și prezinte
ideile și apoi să asculte, să absoarbă, să colecteze și să comunice în
continuare angajaților.
Este important să le aleagă pe cele mai potrivite și în funcție de ținta
propusă. Dacă alege să comunice unui departament, alege un canal, dacă alege să
comunice unui angajat față-către-față, va alege cu siguranță alt canal.
Important este ca el să cunoască canalele, să le cunoască avantajele și
dezavantajele în procesul comunicării, funție de scop, cum să le folosească și
mai apoi să îi învețe și pe angajați de ce sunt importante, ce flux de
informație se transmit prin ele și cum pot ajuta acestea sau nu o organizație,
ținând seama de conținut.
...
Ioan Vasilescu
Comentarii
Trimiteți un comentariu