Comunicarea în interiorul unei organizații

"Cuvântul e un mijloc imperfect de comunicare." Camil Petrescu

Numărul de canale de comunicare disponibile unui manager a crescut în ultimii 20 de ani în mod semnificativ, în întreaga lume.  

Videoconferințele prin Skype/Facebook și nu numai, e-mailul, tehnologia mobilă, buletinele electronice, reprezintă unele dintre noile posibilități prin care managerul poate să-și comunice viziunea, mesajul, ideile...

Cu toate acestea, pe măsură ce organizațiile cresc în mărime, managerii nu se pot baza doar pe comunicarea față în față pentru a-și transmite mesajul. Apar alte nevoi și ceva provocări în plus...

O provocare cu care se confruntă managerii de astăzi este de a determina ce tip de canal de comunicare ar trebui să opteze pentru a realiza o comunicare eficientă în interiorul organizației, între departamente și în general între toți indivizii.

Pentru a ușura sarcina managerului, tipurile de canale de comunicare sunt grupate în trei grupuri principale: canalele formale, informale și neoficiale.

Iată o scurtă trecere în revistă a acestora. 

A. Canalele formale de comunicare

Un canal formal de comunicare transmite informații precum obiectivele, politicile și procedurile unei organizații. Mesajele din acest tip de canal de comunicare urmează un lanț de comandă. Aceasta înseamnă că fluxurile de informații provin de la un manager către subalternii săi, iar aceștia, la rândul lor, transmit informațiile la nivelul următor.

Un exemplu de canal formal de comunicare este un buletin informativ al companiei, care oferă angajaților și clienților o idee clară despre obiectivele și viziunea companiei. Acesta include, de asemenea, transferul de informații cu privire la memorandumuri, rapoarte, indicații de orientare și întâlniri programate în lanțul de comandă.

Un  plan de dezvoltare instituțională, chestionare privind satisfacția beneficiarilor, rapoartele anuale, proceduri sunt  o parte din toate canalele de comunicare formale.

B. Canale informale de comunicare

Într-un mediu de lucru oficial, există întotdeauna o rețea informală de comunicare. Canalul web/messenger intern (de exemplu) ca instrument de comunicare ierarhic, nu poate funcționa eficient de unul singur și, prin urmare, există un canal de comunicare în afara acestei pagini web/cont de messenger intern. În timp ce acest tip de canal de comunicare poate perturba lanțul de comandă, un bun manager trebuie să găsească un echilibru între canalul de comunicare formal și informal.

Un exemplu de canal informal de comunicare este prânzul la cantină/ locul de odihnă/socializare a organizației. Aici, într-o atmosferă relaxată, discuțiile între angajați sunt încurajate. De asemenea, managerii care merg pe jos, pot adopta abordarea unei comunicări relaxante cu angajatul, în afara cadrului formal, pentru interogări/dialoguri de tip comunicare informală.

Alte exemple - grupurile de întâlniri din afara cadrului formal, munca în echipă, diferite programe de instruire sunt în afara lanțului de comandă și, astfel, intră sub categoria canalelor de comunicare informală.

C. Canale de comunicare neoficiale

Managerii buni vor recunoaște faptul că uneori comunicarea care are loc în cadrul unei organizații este interpersonală. Canalul neoficial de comunicare dintr-o organizație este "vița de vie" a organizației. Prin vița de vie circulă zvonurile. De asemenea, cei care se angajează în discuții de tip "viță de vie" sau zis altfel de tip rețea, formează adesea grupuri care se traduc în prietenii din afara organizației. În timp ce vița de vie poate avea implicații pozitive, daca este înțeles rolul ei, ca rețea, cel mai adesea informațiile care circulă în vița de vie sunt exagerate și pot provoca o alarmă inutilă în rândul angajaților. Cunoaștem ce pot face zvonurile/bârfele. Un bun manager ar trebui să fie informat cu privire la informațiile care circulă în acest canal neoficial de comunicare și ar trebui să ia măsuri pozitive pentru a preveni fluxul de informații false.

Un exemplu de canal de comunicare neoficial sunt adunările sociale în rândul angajaților.

Concluzie

Prin intermediul acestor canale, este important ca managerul să-și prezinte ideile și apoi să asculte, să absoarbă, să colecteze și să comunice în continuare angajaților.

Este important să le aleagă pe cele mai potrivite și în funcție de ținta propusă. Dacă alege să comunice unui departament, alege un canal, dacă alege să comunice unui angajat față-către-față, va alege cu siguranță alt canal.

Important este ca el să cunoască canalele, să le cunoască avantajele și dezavantajele în procesul comunicării, funție de scop, cum să le folosească și mai apoi să îi învețe și pe angajați de ce sunt importante, ce flux de informație se transmit prin ele și cum pot ajuta acestea sau nu o organizație, ținând seama de conținut.

...

Ioan Vasilescu